Gemensamma kyrkorådets beslut

På den här sidan publiceras protokoll över sådana beslut av gemensamma kyrkorådet där en församlingsmedlem får framställa begäran om omprövning eller anföra besvär.  Anvisningar om hur man begär omprövning eller besvärsanvisning publiceras i anslutning till varje beslut.

Om ärendet är sekretessbelagt i sin helhet publiceras endast ett omnämnande om att det sekretessbelagda ärendet behandlats.

I protokollet eller tjänsteinnehavarbeslutet publiceras endast personuppgifter som är nödvändiga med tanke på tillgången till information. De personuppgifter som ingår i protokollet ska avlägsnas från datanätet när tidsfristen för begäran om omprövning eller besvärstiden löper ut.

Protokoll och beslut ska hållas offentligt tillgängliga under minst den tid som har reserverats för begäran om omprövning eller anförande av besvär.

Gemensamma kyrkorådets protokoll 22.2.2024

Protokollet hålls offentligt tillgängligt på kyrkliga samfällighetens webbplats under tiden 1.3.2024 – 22.3.2024. Det har publicerats på samfällighetens webbplats 29.2.2024

Utdrag ur protokollet från gemensamma kyrkorådet 22.2.2024 över ärenden med rätt till omprövning. (pdf)Öppna länk i ny flik

6 § Sekreterare för gemensamma kyrkorådet

Beredning: förvaltningsdirektör Diana Söderbacka

Enligt 26 § i förvaltningsstadgan som gemensamma kyrkofullmäktige godkände 14.12.2024 § 40 förs protokollet av en sekreterare som valts av gemensamma kyrkorådet för denna uppgift.

Det naturliga är att förvaltningssekreteraren väljs till uppgiften, eftersom det enligt den tjänsteinstruktion som gemensamma kyrkofullmäktige godkände 19.5.2022 § 10 hör till förvaltningssekretararens tjänsteuppgifter att vara sekreterare bland annat för gemensamma kyrkorådet. Anna Övergaard innehar tjänsten som förvaltningssekreterare sedan 1.9.2023.

Förvaltningsdirektörens förslag:

Gemensamma kyrkorådet väljer förvaltningssekreterare Anna Övergaard till sekreterare för gemensamma kyrkorådet fram till slutet av mandatperioden som går ut 31.12.2024 eller tills man beslutar välja en annan sekreterare för uppgiften.

Ärendets behandling:

Anna Övergaard avlägsnade sig ur rummet under ärendets behandling kl. 16.20-16.21. Förvaltningsdirektör Diana Söderbacka fungerade som sekreterare under punkten.

Gemensamma kyrkorådets beslut:

Gemensamma kyrkorådet beslöt enhälligt enligt förslag.

 

8 § Namnteckningsrätt för kyrkliga samfälligheten

Beredning: förvaltningsdirektör Diana Söderbacka

Enligt KO 10 kap 3 § beslutar gemensamma kyrkorådet om namnteckningsrätten i en kyrklig samfällighet.

Enligt gällande beslut som gemensamma kyrkorådet fattade 21.2.2008 § 45 tecknas kyrkliga samfällighetens namn av gemensamma kyrkofullmäktiges ordförande, gemensamma kyrkorådets ordförande och förvaltningsdirektören, två tillsammans.

Vid förfall för gemensamma kyrkofullmäktiges ordförande tillfaller rätten gemensamma kyrkofullmäktiges första vice ordförande tillsammans med gemensamma kyrkorådets ordförande eller förvaltningsdirektören.

Vid förfall för gemensamma kyrkorådets ordförande tillfaller rätten gemensamma kyrkorådets vice ordförande tillsammans med gemensamma kyrkofullmäktiges ordförande eller förvaltningsdirektören. På grund av att en ny kyrkolag och kyrkoordning trädde i kraft 1.6.2023 är det skäl att fatta nytt beslut om namnteckningsrätten.

Ordförandens förslag:

Gemensamma kyrkorådet beslutar att rätten att teckna kyrkliga samfällighetens namn också i fortsättningen ges till gemensamma kyrkofullmäktiges ordförande, gemensamma kyrkorådets ordförande och förvaltningsdirektören, två tillsammans.

Vid förfall för gemensamma kyrkofullmäktiges ordförande tillfaller rätten gemensamma kyrkofullmäktiges första vice ordförande tillsammans med gemensamma kyrkorådets ordförande eller förvaltningsdirektören.

Vid förfall för gemensamma kyrkorådets ordförande tillfaller rätten gemensamma kyrkorådets vice ordförande tillsammans med gemensamma kyrkofullmäktiges ordförande eller förvaltningsdirektören.

Ärendets behandling:

Förvaltningsdirektör Diana Söderbacka avlägsnade sig kl. 16.23-16.25 ur rummet under ärendets behandling.

Gemensamma kyrkorådets beslut:

                        Gemensamma kyrkorådet beslöt enhälligt enligt förslag.

 

10 § Anslutning till Hansels Oy upphandling av teleoperatörstjänster 2025–2030

Beredning: förvaltningsdirektör Diana Söderbacka

Kyrkliga samfälligheten och samarbetspartnerna inom Kustens IT har under de senaste ca tio åren anslutit sig till Kuntahankinnats Oy och numera Hansels Oy upphandlingar av teleoperatörstjänster. Vårt avtal inom nuvarande ramavtal gäller till och med 2025 och därför behöver vi ansluta oss till en ny upphandling.

Inom den upphandling som Hansel Oy nu planerar kan man skaffa bland annat: mobiltelefonanslutningar och tjänster och mobildata i anslutning till dem, växeltjänster, tjänster för kundbetjäning och förmedling av samtal.

Om man ska vara med i upphandlingen måste man ansluta sig till den senast 12.4.2024. Direktionen för Kustens IT torde ha beslutat att ansluta sig till Hansels Oy upphandling av teleoperatörstjänster. Varje samarbetspart måste fatta egna beslut om att gå med i upphandlingen.

Förvaltningsdirektörens förslag:

Gemensamma kyrkorådet beslutar ansluta sig till Hansels Oy upphandling av teleoperatörstjänster 2025–2030. Dataadministrationschef Erland Sundqvist får fullmakt att underteckna nödvändiga handlingar för att ansluta oss till upphandlingen.

Gemensamma kyrkorådets beslut:

                        Gemensamma kyrkorådet beslöt enhälligt enligt förslag.

 

12 § Val av entreprenör för tjärning av Pedersöre kyrkas och klockstapels spåntak

Beredning: förvaltningsdirektör Diana Söderbacka

I driftsbudgeten för fastigheterna finns ett anslag för tjärning av alla spåntak vid Pedersöre kyrka.

Fastighetschefen har upphandlat tjärningsarbetet.

Totalvärdet för entreprenaden beräknades underskrida det nationella tröskelvärdet för tjänste- och varuupphandlingar, 60 000 exklusive mervärdesskatt enligt lagen om offentlig upphandling och koncession 4 kap. 25 §. Därför publicerades annonsen inte i den elektroniska annonseringskanalen för offentlig upphandling, HILMA.

Upphandlingen genomfördes som en direktupphandling och offertförfrågan riktades till fyra entreprenörer: Etelä-Savon Perinnetervaus Oy, E-P:n Tervapinta Oy, Härmän Maalaus t:mi och Nykarleby Spåntak Ab. Tre av entreprenörerna lämnade in anbud: Etelä-Savon Perinnetervaus Oy, E-P:n Tervapinta Oy och Nykarleby spåntak Ab. Alla tre anbud lämnades inom inom utsatt tid och de uppfyller kraven i offertförfrågan. Anbudsgivarna har också bedömts vara lämpliga för arbetet.

Offertöppningsmöte hölls 12.2.2024. Offertförfrågan och anbud finns till påseende på mötet. Offertöppningsprotokoll bifogas.

Bilaga: A § 12

Grunden för val av entreprenör är det billigaste priset förutsatt att anbudsgivaren kan anses vara lämplig för arbetet och i övrigt uppfyller kraven i offertförfrågan. Nykarleby Spåntak Ab gav det förmånligaste anbudet 22,00 euro/m2 euro inklusive mervärdesskatt för första strykningen. Alla spåntak vid Pedersöre kyrka kommer att tjäras dvs kyrkan, tornspiran, klockstapeln, benkammaren, stora och lilla portalen, sammanlagt ca 2520 m2.

Förvaltningsdirektörens förslag:

Gemensamma kyrkorådet beslutar välja Nykarleby Spåntak Ab för tjärning av samtliga spåntak vid Pedersöre kyrka i enlighet med anbudsförfrågan.

Gemensamma kyrkorådets beslut:

Gemensamma kyrkorådet beslöt enhälligt enligt förslag.

 

13 § Val av entreprenör för tjärning av Esse klockstapels spåntak

Beredning: förvaltningsdirektör Diana Söderbacka

I driftsbudgeten för fastigheterna finns ett anslag för tjärning av spåntaket på Esse kyrkas klockstapel.

Fastighetschefen har upphandlat tjärningsarbetet.

Totalvärdet för entreprenaden beräknades underskrida det nationella tröskelvärdet för tjänste- och varuupphandlingar, 60 000 exklusive mervärdesskatt enligt lagen om offentlig upphandling och koncession 4 kap. 25 §. Därför publicerades annonsen inte i den elektroniska annonseringskanalen för offentlig upphandling, HILMA.

Upphandlingen genomfördes som en direktupphandling och offertförfrågan riktades till fyra entreprenörer: Etelä-Savon Perinnetervaus Oy, E-P:n Tervapinta Oy, Härmän Maalaus t:mi och Nykarleby Spåntak Ab. Tre av entreprenörerna lämnade in anbud: Etelä-Savon Perinnetervaus Oy, E-P:n Tervapinta Oy och Nykarleby spåntak Ab. Alla tre anbud lämnades inom inom utsatt tid och de uppfyller kraven i offertförfrågan. Anbudsgivarna har också bedömts vara lämpliga för arbetet.

Offertöppningsmöte hölls 12.2.2024. Offertförfrågan och anbud finns till påseende på mötet. Offertöppningsprotokoll bifogas.

Bilaga: A § 13

Grunden för val av entreprenör är det billigaste priset förutsatt att anbudsgivaren kan anses vara lämplig för arbetet och i övrigt uppfyller kraven i offertförfrågan. Nykarleby Spåntak Ab gav det förmånligaste anbudet 21,00 euro/m2 euro inklusive mervärdesskatt för första strykningen. Vid Esse kyrka är det endast klockstapelns tak som tjäras, eftersom det utreds ifall kyrkans tak ska förnyas, totalt ca 396 m2. Klockstapelns spåntak förnyades 2005 och behöver få ett skyddande skikt av tjära.

Förvaltningsdirektörens förslag:

Gemensamma kyrkorådet beslutar välja Nykarleby Spåntak Ab för tjärning av spåntaket på Esse kyrkas klockstapel i enlighet med anbudsförfrågan.

Gemensamma kyrkorådets beslut:

Gemensamma kyrkorådet beslöt enhälligt enligt förslag.

 

17 § Prislista för mat och kaffeportioner

Beredning: förvaltningsdirektör Diana Söderbacka

Prislistan för mat- och kaffeportioner granskades senast av gemensamma kyrkorådet 10.11.2021 § 167. Prissättningen för till exempel minnesstunder ändrades i början av 2021 så att priset omfattar både råvaror och arbetsinsats. Prissättningen gäller också andra privata fester och externa beställningar då serveringen är tidsmässigt sammanhängande. Bröllop beräknas därför enligt en annan prissättning, eftersom maten och kaffet oftast serveras på olika tider. Priserna innehåller inte hyra. Priserna innehåller 14 % mervärdesskatt, eftersom det klassas som restaurang- och cateringtjänster.

På grund av kostnadsökningar har ledande husmor granskat prislistan och ett uppdaterat förslag bifogas.

Bilaga: A § 17

Förvaltningsdirektörens förslag:

Gemensamma kyrkorådet beslutar godkänna prislistan i bilagan. Priserna träder i kraft 1.4.2024.

Gemensamma kyrkorådets beslut:

                        Gemensamma kyrkorådet beslöt enhälligt enligt förslag.

 

18 § Anslutning till Hansels Oy upphandling av livsmedel och non-food-produkter 2024–2028

Beredning: förvaltningsdirektör Diana Söderbacka

Kyrkliga samfälligheten borde konkurrensutsätta anskaffningen av livsmedel. Hansel Oy kommer att upphandla livsmedel och non-food produkter och vi har möjlighet att ansluta oss till deras upphandling senast 29.2.2024. Ramavtalet som görs upp på basis av upphandlingen görs för perioden 1.10.2024-31.12.2028.

Produkter som kan köpas inom ramavtalet är:

Mjölprodukter och fetter såsom mjölk, surmjölk, grädde, yoghurt, fil, kvarg, ost, andra mjölkprodukter, oljor och fetter

Växtbaserade produkter (avsedda att användas på samma sätt som mjölkprodukter)

Hönsägg och produkter av hönsägg

Växtbaserade proteinprodukter

Rått kött, tillrett kött, fryst kött od

Bröd, bageriprodukter

Grönsaker såsom potatis, rotfrukter, frukter, grönsaker

Frysta produkter såsom grönsaker, bär, bageriprodukter, glass, sorbeter och puréer

Torra livsmedel såsom socker, kaffe, te, kakao, mjöl, gryn, pasta, ris, kryddor, godis, kex mm

Konserver, sylt, saft

Fiskprodukter, fryst fisk, färsk fisk

Bruksvaror till storkök såsom förpackningsmaterial, tillbehör som behövs vid tillredning- och servering, GN-tillredningskärl.

Förvaltningsdirektörens förslag:

Gemensamma kyrkorådet beslutar ansluta sig till Hansels Oy upphandling av livsmedel och non-food-produkter 2024–2028.

Gemensamma kyrkorådets beslut:

                        Gemensamma kyrkorådet beslöt enhälligt enligt förslag.

 

19 § Pedersöre församlingsråds initiativ gällande tillredningsköket i Purmo kyrkhem

Gkr 26.10.2023 § 152

Beredning: förvaltningsdirektör Diana Söderbacka

Församlingsrådet i Pedersöre församling har 11.9.2023 § 140 anhållit om att verksamheten för tillredningsköket i Purmo kyrkhem avslutas. Beslutet har fattats på basis av lokalrådet i Purmo församlingsdels initiativ. Man framhåller att behovet av ett tillredningskök i Purmo kyrkhem är begränsat. Man lyfter också fram att det är kostsamt att ha ett tillredningskök som är underställt livsmedelstillsynen och godkänt för att tillreda mat. Man ser det också som ett hinder att ingen annan än samfällighetens kökspersonal får vistas i köket, eftersom man önskar att också annan personal och volontärer skulle få använda köket.

Församlingsrådet hänvisar till att antalet minnesstunder är mycket lågt i Purmo kyrkhem och att det är dyrt att upprätthålla beredskap att ordna större serveringar. Beredskapen i Purmo kyrkhem är sedan några år tillbaka väldigt låg. Det finns ingen husmor/städare stationerad i Purmo, eftersom behoven av arbetsinsatsen är större på andra håll i samfälligheten. Personalen inom kosthållen och städningen arbetar sedan flera år som ett team och arbetsinsatserna fördelas enligt verksamhetens behov på samfällighetens hela område.

Om tillredningsköket i Purmo kyrkhem ska tas ur bruk som tillredningskök måste man först bland annat utreda hur verksamheten och processerna läggs om och vad som händer med köksinredningen. Eftersom köket är inredd med storköksutrustning kräver användningen av det handledning för att minimera risken för olyckor.

Beslutsförslag:

Gemensamma kyrkorådet antecknar initiativet för kännedom och besluter att kyrkoherden utreder de praktiska arrangemangen tillsammans med förvaltningsdirektör, fastighetschef och husmor.

Gemensamma kyrkorådets beslut:

Gemensamma kyrkorådet beslöt enhälligt enligt förslaget.

-----

Gkr 22.2.2024 § 19

Kyrkoherde Daniel Björk, ledande husmor Maarit Sauna-aho, fastighetschef Thomas Kronholm och förvaltningsdirektör Diana Söderbacka har fört diskussioner om tillredningsköken i Purmo kyrkhem och i Esse församlingshem. Resultatet blev att vi i det här skedet kommer att fortsätta ha dem klassade som tillredningskök för att vid behov kunna använda dem för det ändamålet. Men ledande husmor kommer att försöka hitta flexibla lösningar för att personalen i församlingen också ska kunna använda storköket i Purmo kyrkhem. Det kan i praktiken innebära till exempel att församlingens personal får en introduktion i användningen av köksmaskinerna, livsmedelshygien och renhållning så att de kan använda och ta ansvar för användningen av köket. På så sätt undviker vi kostsamma omändringar av utrustningen i tillredningsköket. Personalen i församlingarna uppmuntras att diskutera och planera serveringar och dylikt tillsammans med köks- och städpersonalen. På så sätt kan man komma överens om lösningar som fungerar för flera parter.

För att minska risken för brand vid användningen av storköket utreder fastighetschefen på vilket sätt en strömbrytare som bryter strömmen till köksmaskiner eller åtminstone till spisen kan installeras.

I övrigt ser vi också över hur vi med enkla lösningar kan göra verksamheten smidigare och kostnadseffektivare.

Förvaltningsdirektörens förslag:

Gemensamma kyrkorådet beslutar

  • att storköket i Purmo kyrkhem fortsättningen också klassas som tillredningskök,
  • att flera personer introduceras i användningen av storköket så att de kan använda det,
  • att ledande husmor bär ansvar för verksamheten.

Ärendets behandling:

Kurt Hellstrand lämnade mötet kl. 17.47 under behandlingen av 19 §.

Gemensamma kyrkorådets beslut:

                        Gemensamma kyrkorådet beslöt enhälligt enligt förslag.

 

20 § Pedersöre församlingsråds initiativ gällande tillredningsköket i Esse församlingshem

Gkr 26.10.2023 § 153

Beredning: förvaltningsdirektör Diana Söderbacka

Församlingsrådet i Pedersöre församling har 11.9.2023 § 141 anhållit om att verksamheten för tillredningsköket i Esse församlingshem avslutas. Beslutet har fattats på basis av lokalrådet i Esse församlingsdels initiativ. Man framhåller att behovet av ett tillredningskök i Esse församlingshem är begränsat. Man lyfter också fram att det är kostsamt att ha ett tillredningskök som är underställt livsmedelstillsynen och godkänt för att tillreda mat. Man ser det också som ett hinder att ingen annan än samfällighetens kökspersonal får vistas i köket, eftersom man önskar att också annan personal och volontärer skulle få använda köket.

Det lyfts fram att behovet av tillredningskök i Esse församlingshem är begränsat. Enligt rådets uppgifter har det hållits fyra minnesstunder i Esse församlingshem hittills i år. Rådet tänker att minnesstunderna kan skötas med hjälp av catering. Församlingsrådet konstaterar att en beredskap som används sällan blir kostsam i längden.

Vid Esse församlingshem finns en husmorstjänst på heltid. Av arbetstiden bokförs hälften på kosthållet och hälften för städning av lokalerna, eftersom husmor sköter både städningen och köksfunktionerna.

Om tillredningsköket i Esse församlingshem ska tas ur bruk som tillredningskök måste man först bland annat utreda hur verksamheten och processerna läggs om och vad som händer med köksinredningen. Eftersom köket är inredd med storköksutrustning kräver användningen av det handledning för att minimera risken för olyckor.

Församlingsrådet beslöt att kyrkoherden utreder de praktiska arrangemangen tillsammans med förvaltningsdirektör, fastighetschef och husmor.

Beslutsförslag:

Gemensamma kyrkorådet antecknar initiativet för kännedom och besluter att kyrkoherden utreder de praktiska arrangemangen tillsammans med förvaltningsdirektör, fastighetschef och husmor.

Gemensamma kyrkorådets beslut:

Gemensamma kyrkorådet beslöt enhälligt enligt förslag.

----

Gkr 22.2.2024 § 20

Kyrkoherde Daniel Björk, ledande husmor Maarit Sauna-aho, fastighetschef Thomas Kronholm och förvaltningsdirektör Diana Söderbacka har fört diskussioner om tillredningsköken i Esse församlingshem och i Purmo kyrkhem. Resultatet blev att vi i det här skedet kommer att fortsätta ha dem klassade som tillredningskök för att kunna använda dem för det ändamålet. Men ledande husmor  kommer att försöka hitta flexibla lösningar för att personalen i församlingen vid behov kan ta ansvar för verksamheten i storköket. Det kan i praktiken innebära till exempel att församlingens personal får en introduktion i användningen av köksmaskinerna, livsmedelshygien och renhållningen. På så sätt undviker vi kostsamma omändringar av utrustningen i tillredningsköket. Esse församlingshem har planerats så att det ska fungera för tillställningar med självhushållning. Det finns både ett pentrykök i anslutning till ungdomsutrymmena Fyren och barnutrymmena Arken och ett förrum till storköket. Personalen i församlingarna uppmuntras att diskutera och planera serveringar och dylikt tillsammans med köks- och städpersonalen. På så sätt kan man komma överens om lösningar som fungerar för flera parter och samtidigt också utreda kostnadseffektiva lösningar.

Förvaltningsdirektörens förslag:

Gemensamma kyrkorådet beslutar

  • att storköket i Esse församlingshem även i fortsättningen klassas som tillredningskök,
  • att flera personer introduceras i användningen av storköket så att de kan använda det,
  • att ledande husmor ansvarar för verksamheten.

Gemensamma kyrkorådets beslut:

                        Gemensamma kyrkorådet beslöt enhälligt enligt förslag.

Tag kontakt

Förvaltningsdirektör
Ekonomi- och administrationstjänster
Ebba Brahe esplanaden 2
68600 Jakobstad

Till mig kan ni vända er i frågor som bl.a. gäller beslut i gemensamma kyrkorådet och gemensamma kyrkofullmäktige, ekonomi, personal.